Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие разъездного характера работы и его оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Какие документы надо будет оформить
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.
Что такое разъездная работа
В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.
Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.
Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.
Общий порядок начисления
В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.
Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.
При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:
- Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
- Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.
Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.
Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
Под командировкой понимается служебная поездка для выполнения должностных обязанностей за пределы постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В соответствии с законодательством для признания такого перемещения именно командировкой должны удовлетворяться следующие условия:
-
Направление в командировку возможно лишь сотрудников, с которыми у организации заключен трудовой договор. В частности, нельзя отправить работников, работающих по ГПХ, а также льготные категории граждан в соответствии с ТК РФ (беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, устроенных по ученическому договору). Дополнительное согласие на служебную поездку потребуется от одиноких родителей, матерей детей до 3-х лет, работников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками (при наличии документального подтверждения и медицинского заключения).
-
При командировке оформляется внутренний документ. Чаще всего это приказ, в котором указывается цель поездки, дата отъезда и возвращения, место.
-
Требуется подтверждение целесообразности расчета продолжительности поездки. Закон не устанавливает минимальные и максимальные сроки по командировкам. Однако, нерационально направлять сотрудника в другую местность на период, превышающий 4-6 месяцев. В этом случае рекомендуется оформить временный перевод специалиста, заручившись его согласием.
-
Цели служебного поручения должны быть связаны с выполнением производственных функций. Не допускается отправка сотрудника для решения личных задач учредителей и руководителя (ст. 60 ТК РФ).
Наличие командировок можно не указывать в трудовом договоре, поскольку они не являются постоянным условием труда. На период отсутствия за работником сохраняется его место, то есть не допускается увольнение, перевод на другую должность или сокращение.
В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ, необходимость выезда сотрудника для решения рабочих задач в пределах местности нельзя относить к командировкам. Например, выездной характер работы для курьеров, машинистов, проводников, выездных менеджеров, водителей и т.д.
Четких критериев отнесения к разъездной работе на законодательном уровне нет. Эксперты сервиса business-trip.online рекомендуют использовать следующие признаки:
-
сотрудник проводит за территорией офиса большую часть своего рабочего времени, исполняя при этом должностные обязанности;
-
трудовые функции предусматривают частые вызовы для встреч с клиентами, партнерами, контрагентами.
Разъездной характер работы:
-
фиксируется в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника;
-
не предусматривает издание внутреннего документа на каждую поездку;
-
оплачивается в установленном порядке на предприятии (работник получает заработную плату, а не средний доход как при командировках);
-
фиксируется в табеле как обычное рабочее время;
-
требует отчета о проделанной работе в соответствии с внутренними регламентами (ежедневно через дистанционные каналы, еженедельно, ежемесячно);
-
не защищает от увольнения, перевода на другую должность.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.
На сотрудников с разъездным характером работы распространяются общие требования и гарантии по ТК РФ. Несмотря на законодательное разделение командировок и служебных поездок в рамках разъездной работы, виды возмещаемых работодателем расходов по ним одинаковы:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения (гостиницу);
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, еда и т. п.).
В обоих случаях этот перечень открыт, а значит, может быть расширен по желанию работодателя. Помимо компенсации «разъездных» расходов, работодатель может предусмотреть и надбавки за такую работу. Обычно так делают организации, присоединившиеся к своему отраслевому соглашению (например, «Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике Российской Федерации на 2013 — 2015 годы» предусматривает надбавку не менее 12,5% от месячной тарифной ставки за разъездной характер работы).
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Незаменимая компенсация
Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.
Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.
Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.
Положение о разъездном характере работы
Положение о разъездном характере работы
3. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С РАЗЪЕЗДНЫМ ХАРАКТЕРОМ РАБОТЫ
3.1. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, ежемесячно выдается маршрутный лист, форма которого определяется отдельным приказом Директора.
3.2. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы.
3.3. Возмещение за разъездной характер работы выплачивается в соответствии с маршрутным листом сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах).
3.4. Расходы по проезду к месту работы и обратно к месту постоянной работы возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда железнодорожным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси).
3.5. В случае временной нетрудоспособности сотрудника, имеющего разъездной характер работы, ему на общем основании выплачивается пособие по временной
нетрудоспособности за период болезни, подтвержденный листком нетрудоспособности
4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно.
4.2. Настоящее Положение применяется к трудовым отношениям, возникшим до вступления его в действие.
Режим рабочего времени при разъездном характере работы
При разъездном характере работы работнику может быть установлен любой режим рабочего времени в зависимости от вида выполняемой работы. Однако вести учет рабочего времени работников с разъездным характером работы сложнее, чем тех, кто постоянно работает в офисе. Применительно к работам с разъездным характером самым удобным, на наш взгляд, является суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК). При этом на работах с вредными и (или) опасными условиями труда норма рабочего времени исчисляется исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени.
Пример 1 В период действия трудовых договоров наниматель уведомил работников об установлении им разъездного характера работы в связи с производственными причинами. Установление работнику по инициативе нанимателя разъездного характера работ в период действия трудового договора, если ранее работа не являлась таковой, по обоснованным организационным, производственным или экономическим причинам является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК), в связи с чем нанимателю необходимо соблюсти установленный порядок такого изменения.
Режим рабочего времени в случае подвижного и разъездного характера работы может быть установлен абсолютно любой, по согласованию нанимателя и трудящегося. Учетный период рабочего времени устанавливается из общего времени, проведенного в пути за вычетом перерывов для отдыха. Важно учитывать, что продолжительность учетного времени не должна превышать норму рабочих часов, закрепленную законодательством Республики Беларусь.
Рабочее время и его соотношение с учетным регламентировано графиком работы, согласованным с профсоюзным комитетом организации. В случае отсутствия на работе по болезни или отпуска количество отработанных часов считается по календарным дням. Трудовой отпуск начисляется также исходя их количества отработанного времени. Если на осуществление трудовой деятельности сотрудник затрачивает собственные средства, наниматель обязан их вернуть после предоставления соответствующих платежных документов работником.
В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:
- Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
- В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
- В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
- Ночные смены.
Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.
Что такое разъездной характер работы?
Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:
- служебных командировок;
- работы, выполняемой в пути;
- работы, которая носит подвижный характер.
Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.
Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.
Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:
- стюардессы;
- проводники;
- кондукторы в общественном транспорте;
- водители общественного транспорта;
- моряки;
- и т.д.
Никаких страховых взносов и НДФЛ
На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).
«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».
Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.
Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).
Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.