Суточные при командировке: нормы 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Освобождены от обложения страховыми взносами суточные и безотчетные суммы

Нормы, аналогичные приведенным выше, применяются и при исчислении страховых взносов на ОПС, ОМС и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. То есть суточные, а также безотчетные суммы, выплачиваемые при направлении в командировку на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, облагаются страховыми взносами в том же порядке и в тех же размерах, что и НДФЛ (ст. 422 НК РФ, пп. «б» п. 37 ст. 2 Федерального закона № 443-ФЗ). Поправки также распространяются на правоотношения, возникшие с 01.01.2022 (п. 7 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ).

Теперь что касается взносов на страхование от несчастных случаев. Выплачиваемые за дни командировки суточные и раньше были освобождены от обложения страховыми взносами в полном размере (то есть лимит 700 (2 500) руб. не применялся) (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ)).

С 01.01.2022 освобождены от обложения взносами на страхование от несчастных случаев еще и безотчетные суммы, право на выплаты которых установлено актом Президента РФ и (или) актом Правительства РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 2 ст. 3, п. 7 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ).

Суточные: налоговый учет

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ

Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.

• Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
• Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
• Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
• Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
• Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
• Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
• Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
• Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
• Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.

Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Особенности проведения командировок

Российская законодательная база регламентирует определённые моменты совершения поездок такого плана, в том числе и совокупность финансовых трат, предоставляемых организацией собственным работникам. Отдельно стоит учесть то обстоятельство, когда подчинённый расходует непосредственно время на командировку, поскольку сроки устанавливаются с точностью до нескольких минут. Отсутствие сотрудника в отправной точке рискует вылиться в штрафную санкцию для него, а контролировать прибытие работника в срок обязано начальство, поскольку оно заинтересовано в пунктуальности своих подчинённых.

Не так давно для проведения командировок наёмному рабочему нужно было иметь соответствующее удостоверение, однако в 2015 году правительство путём очередного постановления аннулировало это требование. Но совершать подобные путешествия по работе по-прежнему не разрешается беременным сотрудницам, стажёрам и лицам, не достигшим 18-летнего возраста.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Особенности оплаты однодневной командировки

Обратите вниманиеЗаконодательство четко отделяет рабочие дни от выходных, поэтому если командировка (либо выезд или приезд) попадает на такие дни, сотрудник вправе вотребовать взамен отгулы или оплату в повышенном размере. Подробнее читайте в этой статье

Выплачиваются ли суточные за один день командировки, говорится в пункте 11 Положения о командировках. Согласно общему правилу, в 2023 году суточные при однодневной командировке по территории России не платят, поскольку работник каждый день возвращается домой, а не проживает по месту командировки. Вместе с тем, работодатель должен в соответствии со статьей 168 ТК компенсировать сотруднику расходы, которые он делает во время командировки с разрешения руководства.

Оплата суточных при командировке на один день закрепляется в коллективном договоре или другом внутреннем документе как компенсационные выплаты командированному работнику, связанные с выполнением трудовых функций. Сотрудник обязан со своей стороны представить первичные документы, подтверждающие эти расходы. Например, потраченные на проезд суммы, в том числе и на личном автомобиле. Кроме возмещения расходов, произведенных в командировке, работнику выплачивают средний заработок за день.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Похожие записи:

• Могут ли уволить беременную из полиции за совершение проступка порочащего
• Особенности работы с этапами исполнения контракта: разъяснения Минфина
• Граждане Украины с 1 января 2023 года смогут въезжать в Россию без виз