Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как с 08.01.2022 вести в организации воинский учёт: новая Инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Для чего нужна форма Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII
Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.
Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.
Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательно не установлен срок формирование документа, но лучшим вариантом будет его создание сразу при принятии гражданина на работу. Все данные вносимые в личное дело и трудовую книжку должны совпадать с информацией в документации, в том числе и по датам.
Обязанность ведения картотеки, то есть внесения новых данных и оформления новых бланков, возложена на кадровый отдел или на других ответственных лиц. В редких случаях картотеку ведет сам руководитель организации.
Картотека является документацией со строгой отчетностью, поэтому хранится отдельно от личных дел.
Сам бланк имеет 11 разделов и 4 страницы. При трудоустройстве заполняют первые две страницы, а остальные оформляются уже при непосредственной трудовой деятельности.
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.
Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.
Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством
Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.
Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.
Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII
Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.
Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.
Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.
Правила заполнения и порядок внесения сведений
Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.
В графе «Дата составления» указываем дату заполнения личной карточки. Отметим, что она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Это не является нарушением трудового законодательства. Однако мы рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки, придерживаться недельного срока (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.
Графы «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового.
В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве.
В графе «Характер работы» указывается «постоянно», если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или «временно», если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком.
«Вид работы» — основная или по совместительству.
В графе «Пол» проставляется только первая буква («М» — мужской пол, «Ж» — женский).
Из примера видно, что в правом верхнем углу находятся ячейки для кодов. Код формы стоит, а вот код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) необходимо спросить в бухгалтерии, так как данный код присваивается Федеральной службой государственной статистики.
Далее в форме Т-2 есть ряд полей для кодировки. Зачем они? Данные коды требовались для статистического наблюдения и контроля. В настоящее время эти поля крайне редко заполняются, но если все же в вашем учреждении принято кодировать информацию, рекомендуем воспользоваться следующими классификаторами:
— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 — ОКАТО ;
— Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003 — ОКСО ;
— Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 — ОКПДТР ;
— Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 — ОКИН.
Обратите внимание! Если даже в учреждении коды не проставляются, удалять предназначенные для них поля нельзя.
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.