Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переплата заработной платы: как вернуть излишне уплаченную зарплату?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Только в случае, если сотруднику при увольнении заплатили больше из-за ошибки в расчетах (арифметической/счетной ошибки). Министерство труда пояснило, что такой ошибкой называют просчеты бухгалтерских работников — вместо того, чтобы сложить два значения, они их перемножили. Естественно, в современном мире практически никто не считает зарплату и другие выплаты вручную — работодатели перешли на специальное программное обеспечение, которое ведет расчеты. В связи с этим в случае переплаты необходимо установить, какая именно ошибка была допущена: счетная или техническая — если техническая, и работник откажется возвращать деньги, то даже через суд их не удастся вернуть.
Какие максимальные суммы удержаний из зарплаты
В ст. 138 ТК РФ указан максимальный размер удержаний в зависимости от конкретного основания. Правилом установлено, что общая величина удержаний по всем основаниям при каждой выплате зарплаты не должна быть больше 20% от размера этой зарплаты.
Однако на основании федеральных законов максимальный размер удержаний может быть до 50% от суммы зарплаты (Письмо Роструда от 16.11.2011 г. № 22-2-4852). В частности, по некоторым исполнительным документам размер может быть до 50% от суммы зарплаты (ч. 2 ст. 138 ТК РФ). Соответственно, работодатель все же может удержать с зарплаты сотрудника половину суммы.
Общее правило про 20% от суммы не относится к удержаниям из зарплаты:
- при отбывании исправительных работ;
- при взыскании алиментов на детей;
- при возмещении вреда, причиненного здоровью третьих лиц;
- при возмещении вреда третьим лицам, получившим ущерб в связи со смертью кормильца;
- при возмещении вреда в связи с преступлением.
Правило 1. Удержания из зарплаты производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
Согласно ст. 137 ТК РФ, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в иную местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, — за неотработанные дни отпуска.
В указанном случае имеются ограничения — удержания в возмещение неотработанных дней отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:
- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация или сокращение численности или штата (п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
По каким причинам работник может не возвращать деньги?
Причин для невозврата неизрасходованных денег может быть несколько: от банальной – потерял документы до умышленного присвоения денег.
В последнем случае, невозврат аванса, чаще всего, сопровождается желанием работника уволиться и громко хлопнуть дверью.
Если работник потерял документы, например, посадочный талон, то можно попытаться его восстановить. Для этого ему нужно зайти на официальный сайт авиаперевозчика, заполнить заявление, в котором нужно указать номер авиарейса, паспортные данные и другую необходимую информацию.
По итогам обращения, работнику выдают справку, подтверждающую расходы на авиабилет. Благодаря этой справке, работнику «засчитают» командировочные расходы и, скорее всего, долгов у работника не будет. Правда, такие справки стоят денег и незадачливому командированному придется оплатить самому ее стоимость – в районе 700 рублей.
Второй случай связан с сознательным невозвращением ранее полученного аванса либо его части.
На практике встречаются случаи, когда работник может проигнорировать обязанность заполнения авансового отчета по командировке. Тогда вся ранее выданная работнику сумма превращается в его долг.
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных сумм
Нередко случается так, что из зарплаты работника необходимо удержать некоторые суммы. Это может случиться по разным причинам, например после выплаты зарплаты обнаруживается ошибка в начислениях или работник стал должен по причине нанесения ущерба предприятию. Подскажите какие суммы правомерно удерживать из зарплаты работника по российскому законодательству? Как правильно удерживать такие суммы?
Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:
(или) причинения работником материального ущерба работодателю;
(или) выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее — излишние выплаты) (Статья 137 ТК РФ).
Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов
При возникновении ошибки в выплате зарплаты потребуется пересчитать НДФЛ, взносы, а также исправить бухгалтерские записи. Проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Д | К | |
| Работнику перечислен аванс | 70 | 51 |
| Сторнирована излишне переплаченная сумма | 20 | 70 |
| Работнику начислена зарплата | 20 | 70 |
| Начислены на зарплату страховые взносы | 20 | 69 |
| Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм | 70 | 51 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
Проблема, когда уволенному сотруднику переплатили зарплату, как списать и возместить деньги, фирме волнует многих руководителей.
Если же решить денежный вопрос не выходит полюбовно, то решение принимает суд, а деньги перенаправляются со счётом 70 на счёт 73. Если возврат наличности должен быть осуществлён работником предприятию, то работать необходимо с пунктами 51 и 50. А вот противоположный исход событий предполагает возврат наличности со счётом под номером 73 на 70.
Если решение суда происходит в пользу человека, который трудился на предприятии, то в налоговом отчёте расходы такого плана будут аннулированы. Если же предприятие выиграло дело, то сумма должна аннулироваться ещё и в бухгалтерии.
Страховые взносы при победе сотрудника считаются правомерно оплаченными, и переплаченную сумму не нужно будет возвращать. Корректировать отчёты не нужно.
Как удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату
В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
- доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
- ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).
Размер удержаний также установлен законодательством РФ. Полную информацию по этому вопросу можно получить, ознакомившись со статьей 138 ТК РФ. Прежде всего, стоит обратить внимание на основное правило: общий объем удержаний не должен быть более 20% от всей суммы выплаты.
У данного правила есть исключения:
- При дополнительном рассмотрении дела и наличии нескольких исполнительных документов удержание может составить 50%.
- Удержание может быть выше, если идет отбывание (исполнительные работы), – до 70%.
- Удержание может превысить 20%, если речь идет о неуплате алиментов, – до 70%.
- Если работник причинил вред здоровью другого человека, по назначению суда может быть произведено удержание на процент, превышающий указанный в правиле, – до 70%.
- В связи с преступлением или в связи с возвращением семье пострадавшего от сотрудника денежных средств (смерть кормильца, инвалидность) – до 70%.
Также следует отметить, что процент удержаний отсчитывается от той суммы, которая осталась после вычета налогов.
Удержания из зарплаты по инициативе работодателя. Каких правил придерживаться?
Удержания из зарплаты классифицируют на обязательные (НДФЛ, удержания по исполнительным листам), по инициативе работодателя, по инициативе сотрудника. В данной статье остановимся на удержаниях по инициативе работодателя. Есть правила, о которых должен знать не только каждый бухгалтер, но и сами сотрудники.
По инициативе работодателя могут быть удержаны:
- неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
- своевременно невозвращенные суммы, выданные подотчет;
- излишне выплаченная сотруднику зарплата или иные суммы по причине счетной ошибки;
- суммы, излишне выплаченные работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных споров вины работника в невыполнении норм труда (ч.3 ст.155 ТК РФ) или простое (ч.3 ст. 157 ТК РФ);
- суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника;
- сумма материального ущерба.
Перечень, указанный в статье 137 Трудового кодекса, закрытый и расширению по инициативе работодателя не подлежит. Нельзя удерживать из зарплаты работника суммы, не предусмотренные в этой статье. Иначе организация-работодатель несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Разъяснения Роструда об удержаниях из заработной платы
Предыдущая часть: о возможных случаях уменьшения заработной платы
Важно! Удержания из заработной платы могут производиться только по основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами:
- погашение задолженности перед работодателем (ст. 137 Трудового кодекса РФ);
- возмещение ущерба, причиненного работодателю виновными действиями работника (глава 39 Трудового кодекса РФ);
- исполнение решения суда (по исполнительным документам) (ст. 138 Трудового кодекса РФ);
- в результате исполнения работодателем обязанностей налогового агента по исчислению налога на доходы физических лиц;
- исполнение воли работника на удержание (если такая возможность предусмотрена федеральным законом) (ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ).
Важно! По общему правилу размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов от суммы заработка. Размер удержаний по нескольким исполнительным листам не должен превышать 50 процентов суммы заработной платы работника (ч. 2 ст. 138 ТК РФ).
- В виде исключения для некоторых видов удержаний предельный размер удержания может быть повышен.
- 1. Удержания для погашения задолженности перед работодателем
- Важно! Погашение задолженности перед работодателем производится по одному из следующих оснований:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи с переводом на другую работу в другую местность;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок (повторная выплата заработной платы за один рабочий период, аванса на одну командировку и т.п. счетной ошибкой не признается);
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 Трудового кодекса РФ);
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника при простое (часть третья статьи 157 Трудового кодекса РФ);
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Важно! Работодатель не вправе производить удержание за неотработанные дни отпуска в следующих случаях:
- если работник увольняется в связи с отказом от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением либо отсутствием у работодателя соответствующей работы (п. 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи со сменой собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности (п. 5 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник уволен в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи со смертью работодателя — физического лица (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с признанием судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с признанием работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
- если работник увольняется в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации (п. 7 ч. 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ).
Рассмотрим какие ошибки могут считаться счетными, а какие нет:
| Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
| В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;
Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;
Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |
Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов
При возникновении ошибки в выплате зарплаты потребуется пересчитать НДФЛ, взносы, а также исправить бухгалтерские записи. Проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Проводка | |
| Д | К | |
| Работнику перечислен аванс | 70 | 51 |
| Сторнирована излишне переплаченная сумма | 20 | 70 |
| Работнику начислена зарплата | 20 | 70 |
| Начислены на зарплату страховые взносы | 20 | 69 |
| Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм | 70 | 51 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
Если речь идет не об излишних выплатах работнику в рамках трудовых отношений, а о его задолженности по другим основаниям, то возможность ее взыскания с работника, конечно же, есть. Например, если:
(или) работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании) . Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласия ;
(или) работник не исполнил обязательство по гражданско-правовому договору (к примеру, не вернул заем) или вы переплатили работнику суммы также по гражданско-правовому договору .
Как вернуть переплату по выплате зарплаты
Зарплата и кадры.
Предмет спора: взыскать ошибочно выплаченную зарплату с бывшего сотрудника можно только в том случае, если при начислении зарплаты была допущена счетная ошибка при ее начислении.
Ситуация ООО ошибочно начислило и выплатило своему сотруднику зарплату за 5 рабочих дней в ноябре года. В эти дни сотрудник трудовых обязанностей не выполнял и вообще отсутствовал на рабочем месте.
Если работник добровольно вернет неотработанный аванс, дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. А поскольку с суммы аванса страховые взносы и НДФЛ не платятся, то при возврате никаких корректировок делать не придется.
При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату.