Прием на работу в 2023 году: пошаговая инструкция, полный список документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу в 2023 году: пошаговая инструкция, полный список документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.

Перечень документов для устройства на работу в 2023 году

Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2023 году — важный перечень и условия:

1. Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
2. Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2023 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.

Новые правила ведения электронной трудовой книжки

В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:

• Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
• Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.

Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
• Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.

Ответственность работодателя за нарушение ведения трудовых книжек

Ответственность за нарушение в ведении трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»

В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.

Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Минусы электронной трудовой книжки

Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:

Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.

Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.

Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.

Заполнять трудовую книжку «от руки» необязательно

В новых правилах ведения трудовых книжек «узаконят» право организации проставлять штампы.

По действующим сейчас правилам Инструкции № 68, записи в трудовую книжку можно вносить только ручкой: перьевой, гелевой или шариковой.

Правда, многие давно уже вместо вписывания данных о компании, ставят в книжке штамп со всеми необходимыми реквизитами. Роструд разрешил это делать письмом 19.08.2015 № 1922-6-1.

Теперь, ставить штампы в трудовой книжке разрешать на официальном «высоком» уровне — пропишут в новых правилах.

Цитата из новых правил: записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Сведения о трудоустройстве

При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.

Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

• В 1 графе указывается порядковый номер записи;
• Во 2, дата зачисления работника в организацию;
• В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
• В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
• В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.

Особенности составления приказа

Унифицированного бланка такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Для приказа можно использовать обычную белую бумагу формата А4, а на ней разместить реквизиты организации, или фирменный бланк.

Что указать в приказе:

• Наименование компании.
• Название документа (приказ) и его номер.
• Место и дату издания приказа.
• Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
• Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
• Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
• Кто контролирует исполнение приказа.

В конце документа должны расписаться руководитель компании, а также работники, упомянутые в приказе.

Что делает работодатель, если работником трудовая книжка не предоставлена?

Возможные действия работодателя при непредставлении трудовой книжки работником отражены в таблице ниже.

Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой

Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.

Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится о на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).

Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:

Это важно знать: Как восстановить трудовую книжку при утере работником

• Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
• На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
• Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.

Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.

Выписанная с соблюдением всех установленных требований новая трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и утраченный работником оригинал.

Похожие записи:

• Помощь многодетным семьям в 2023 году
• К вопросу о государственной поддержке многодетных семей в России
• Как составить договор о сотрудничестве и совместной деятельности