Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности администратора офиса.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Должностная инструкция администратора офиса
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||
|
(наименование должности) |
|||
|
(подпись) |
(инициалы, фамилия) |
||
Кто может претендовать на должность?
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
Администратор имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.7. [Указать иные права работника].
Какую информацию должна содержать должностная инструкция
Чтобы зафиксировать права, функции и ответственность работника в организации, понадобится должностная инструкция. Этот документ имеет стандартную структуру, которой рекомендуется пользоваться при разработке любых подобных ЛНА. В него включают:
- общие положения, где прописываются требования к образованию и опыту работы принимаемого на работу лица;
- трудовые функции – они же фиксируются в трудовом договоре с работником;
- какие должностные обязанности должен выполнять администратор (рекомендуется перечислять списком). Учтите, что работа администратора (обязанности) может отличаться в зависимости от специфики компании, и это отражается в инструкции. Например, такая задача, как организация банкетов и обсуждение праздничного меню (это то, что входит в обязанности администратора зала кафе или ресторана), не будет актуальной для человека, который трудится в магазине, офисе или приемной медицинского учреждения, даже если у компании-работодателя есть своя столовая;
- права сотрудника;
- ответственность;
- заключительные положения, в которых надо прописать правила ознакомления сотрудника с инструкцией, где указано, какие обязанности входят в должность администратора.
Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:
- Управление
- Администрирование
- Хозяйственное обеспечение
- Контролирование
- Отчётность
В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:
- упорядочение работы офиса в целом;
- работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
- организация совещаний и брифингов;
- планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.
В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:
- организация структуры офиса;
- организация делопроизводства;
- распределение документации по отделам;
- организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.
В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:
- организацию закупки материалов и техники;
- обеспечение всем необходимым работников офиса;
- работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
- хранение ценностей.
В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:
- ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
- аттестацию сотрудников;
- контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.
В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.
Администратор имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя предприятия).
6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Для того, что бы иметь более яркую картину о том, администратор кто это такой, расскажем, чем занимается этот специалист.
- Управляет вверенной ему структурой коммерческого или государственного сегмента.
- Организовывает бесперебойную цепочку рабочего процесса;
- Несёт ответственность и отчёт за результаты своей работы перед директором и более высокими управленцами или собственниками;
- Проводит консультационные мероприятия с заказчиками;
- Совершает руководство вверенной зоной ответственности;
- Доносит руководству о возникших проблемах;
- Выполнение планов и поручений от вышестоящих руководителей.
Перспективы трудоустройства и карьерного роста
Востребована ли профессия администратор?
Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются вакансии для администраторов, смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей:
Есть ли у администратора шансы продвинуться по карьерной лестнице?
В большинстве случаев — да. Так или иначе, распорядитель привыкает быть руководителем, накапливает ценный управленческий опыт. Человек, который поначалу устроился администратором в торговый зал, не столь далек от должности заведующего магазином.
Эта часть сайта посвящена карьере. Здесь публикуются вдумчивые статьи для тех, кто желает успешно продвинуться на работе!
Должностная инструкция управляющего предприятием
Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы. 3.7. Запрашивать документы, материалы, инструменты и т. п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством. 4. Ответственность Управляющий административным комплексом несет ответственность: 4.1.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3.
II. Должностные обязанности
В обязанности секретаря-администратора входит:
1. Прием и распределение телефонных звонков организации:
— Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
— Регистрация поступающих телефонных звонков
— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
2. Организация работы с посетителями организации:
— Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
— Ведение журнала записи посетителей
— Учет посетителей и оформление пропусков
— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
— Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
— Организация и бронирование переговорных комнат
— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
— Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:
— Ведение журнала разъездов работников организации
— Координация работы курьеров и водителей организации
— Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
— Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
Какие права у администратора?
Специалист может:
- получать информацию о техническом состоянии оборудования, количестве оставшейся канцелярии и других вещей для работы;
- вносить предложения руководству, как улучшить работу конкретных специалистов, системы и руководителей;
- требовать у руководства создать комфортную рабочую среду, в том числе просить закупить новую мебель, компьютеры и др.;
Предлагаем рассмотреть на примере, как работает администратор в ресторане. Он или она:
- отвечает на звонки клиентов, бронирует столики, рассказывает про цены и позиции в меню – консультирует по всем вопросам;
- встречает посетителей, провожает к столику;
- следит за атмосферой в зале, чтобы она была комфортной и благоприятной;
- работает с новичками, обучает, составляет графики работы специалистов и контролирует рабочие процессы;
- решает все конфликты, если клиент недоволен блюдом, обслуживанием официанта, требует книгу замечаний и предложений;
- организует банкеты, подготовку, украшение зала, общается с заказчиками, показывает помещение, составляет с ними меню и оговаривает нюансы мероприятия;
- ведет учет кассы, документацию, инвентаризацию и составляет отчеты.
Если вы хотите работать администратором, то сначала придется пройти обучение и, например, закончить курсы администраторов в Минске. Во многих заведениях требуют, чтобы администратор знал основы мерчендайзинга, маркетинга, работы с персоналом. Этот специалист – палочка-выручалочка для сотрудников, потому что часто приходит на помощь в критических ситуациях, а для руководства – держит в курсе успехов и нарушений подчиненных.
- Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
- Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
- Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
- Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
- С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.
Администрирование проекта — что это такое
Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов — это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:
- Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации — это администрирование проекта.
- Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств — еще одна задача руководителя.
- Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.
Где можно получить профессию администратора?
МАСПК приглашает Вас пройти курсы профессиональной переподготовки для администратора. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.
.
Получить профессию администратора можно в любом российском ВУЗе, на базе которого осуществляется подготовка специалистов общего и административного менеджмента или подходящей вам сферы деятельности. Например, чтобы стать администратором ресторана, то нужно поступать в высшее учебное заведение, где есть факультет ресторанного бизнеса. Администратор торгового зала должен пройти обучение в торгово-экономическом ВУЗе. А вот профессию системного администратора можно получить только в информационно-технологических ВУЗах. Другими словами, прежде, чем выбирать место обучения, необходимо определиться с тем, в какой области вы хотите в будущем работать.
Если же вы так и не смогли определиться с направлением работы, но хотите быть хорошим администратором, то рекомендуем вам остановиться свой выбор на лучших управленческих и экономических ВУЗах России, к которым можно отнести:
- Государственный университет управления (Москва);
- Санкт-Петербургский институт управления персоналом;
- Московский институт экономики, менеджмента и права;
- Воронежский институт экономики и социального управления;
Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов.
Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.
В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.
Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.
Администратор: описание профессии
Работа специалиста специфична, а для выполнения обязанностей важнее личные качества, чем ориентирование в законах.
Администратор должен быть вежливым, приветливым и внимательным с клиентом. Очень ценится знание норм этикета, хорошо поставленная речь, умение быть ненавязчивым, но полезным.
Хороший администратор разбирается в ассортименте продукции и услугах, которые имеются в компании.
В большинстве случаев работодатель выбирает женщин на эту должность, так как они больше соответствуют заявленным требованиям к кандидату.
Наиболее сложная часть работы администратора — улаживание конфликтов. Их приходится решать не только между клиентами и работниками, но и между обслуживающим персоналом. Для этого важна выдержка, спокойствие и дипломатические способности.
Хороший администратор обладает эмпатией, способен выслушать клиента и оказать максимальное содействие в решении его проблем.