Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списочная численность сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Расчет соответствующего коэффициента подразумевает вопрос о том, кто входит в списочную численность работников. Ответ содержится в утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.1987 Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. Согласно п.2.9 указанного документа, в списочную численность работников предприятия включаются «все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более, со дня зачисления их на работу». При этом следует понимать, что явочная и списочная численность работников являются разными величинами. Последняя включает в себя не только находящихся на рабочем месте сотрудников, но и часть персонала, не явившуюся по таким причинам, как простой, нахождение в командировке, болезнь, ежегодный отпуск и пр. Полный перечень определен п.77 Указаний, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
Порядок расчета среднесписочной численности
В целях отражения в отчетности Фомы-4 ФСС РФ достоверных данных о среднесписочной численности работников, Государственное учреждение — Архангельское региональное отделение Фонда социального страхования сообщает.
Расчет среднесписочной численности работающих должен быть произведен в соответствии с Указаниями по заполнению форм статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(М) «Основные сведения о деятельности организации» (далее – Указания), утвержденными Приказом Федеральной службы государственной статистики Министерства экономического развития Российской Федерации от 12.11.2008 г. № 278.
- Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании ежедневного учета списочной численности, которая постоянно уточняется в соответствии с унифицированными формами первичной документации по учету труда и оплаты труда (приказами (распоряжениями) о приеме, переводе работника на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), табелями учета рабочего времени, расчетно-платежными ведомостями).
- Обращаем внимание: Численность показывается в целых единицах.
- В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации, в том числе:
- — фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
- — находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
- — не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
- — не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
- — принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором.
Обращаем внимание, что согласно п. 84.1 Указаний, не включаются в среднесписочную численность:
- · женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам; лица, находившиеся – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
- · работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в – дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения,
- · находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.
Кроме этого, в соответствии с п. 83 Указаний, не включаются в среднесписочную численность работники, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера, принятые на работу по совместительству из других организаций.
- В соответствии с пунктом 81 Указаний, среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1‑го по 30‑е или 31‑е число (для февраля – по 28‑е или 29‑е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
- Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
- При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.
- Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2022 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Как определить среднесписочную численность работников за год
Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:
ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,
где ССЧ — среднесписочная численность за год,
СЧ- среднесписочная численность за месяц;
12- количество месяцев в году.
Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).
Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.
Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.
Кто подает сведения о среднесписочной численности работников
Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.
Порядок подачи сведений о среднесписочной численности работников
В том случае, если данные предоставляются в бумажном виде, руководитель может выписать доверенность на любого сотрудника, который, в свою очередь, лично предоставит отчетность в территориальную ИФНС. Подать информацию также можно по почте, составив в обязательном порядке опись направляемого пакета документов.
Если налогоплательщик выбрал электронный способ сдачи отчета, то ответственный специалист формирует сведения о СЧР в соответствующей программе для электронной отчетности, подписывает документ электронной цифровой подписью и направляет в территориальную налоговую инспекцию по ТКС.
Налогоплательщики обязаны соблюдать сроки подачи информации и ни в коем случае не нарушать их. Так, за непредоставленные или просроченные данные о среднесписочной численности работников налоговая инспекция выставит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностным лицам тоже придется заплатить неустойку, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 рублей (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-179 от 07.06.2011).
Расчет средней и среднесписочной численности работников
Организации и предпринимателю нужно знать среднюю численность своих работников для расчета налогов. Например, чтобы решить, имеет фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд, также нужно знать среднюю численность работников.
Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности. Средняя численность работников рассчитывается за определенный период, например месяц, квартал, полугодие. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать: — среднесписочную численность работников; — среднюю численность внештатных совместителей; — среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Если у вас работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то вам достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.
Среднесписочная численность работников
Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность. Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца.
В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.
— подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.
Пример 30 марта 2005 года в организации числились 15 человек. Из них 9 человек работают по трудовому договору, 6 человек — по договору гражданско-правового характера. Из 9 сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, двое приняты по совместительству из других организаций. Рассчитаем списочную численность работников на 30 марта 2004 года.
Для этого из общего количества сотрудников нужно вычесть тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера, и тех, кто принят по совместительству. Таким образом, на 30 марта 2004 года списочная численность сотрудников организации составляет 7 человек (15 — 6 — 2). Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период. Она вычисляется так: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода. Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности.
— сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Пример Списочная численность работников организации составила: — за каждый календарный день с 1 по 15 апреля — 305 человек; — с 16 по 30 апреля — 290 человек. В апреле пять женщин находились в отпуске по беременности и родам. Согласно трудовым договорам в апреле все сотрудники организации были приняты на полный рабочий день. Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за апрель, из списочной численности нужно исключить женщин, находившихся в декретном отпуске.
Таким образом, сумма численности работников списочного состава за все дни апреля составит: 15 дн. 305 чел. 5 чел.290 чел. 5 чел. 15 дн. 8775 чел. Среднесписочная численность работников за апрель будет равна: 8775 чел. 30 дн. 292,5 чел. Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность работников за апрель — 293 человека.
Чтобы определить среднесписочную численность работников за квартал, нужно сложить среднесписочную численность за каждый месяц квартала и разделить эту сумму на 3. Аналогичным образом определяется среднесписочная численность работников за любой период с начала года (полугодие, 9 месяцев и т.д.) и за весь год.
Пример За каждый месяц 2004 года среднесписочная численность работников равнялась: — в январе — 320 чел. 325 чел. 320 чел. 290 чел. 290 чел; — в июне — 305 чел. 310 чел. 310 чел. 310 чел. 315 чел. 315 чел. 315 чел. Среднесписочная численность работников за 2004 год составит: (320 чел. 325 чел. 320 чел.
Округлив эту цифру до целых единиц, получим, что среднесписочная численность сотрудников за 2004 год — 310 человек. Расчет среднесписочной численности при неполном рабочем дне. Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.
Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней.
Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Пример Согласно письменным заявлениям в сентябре 2004 года два сотрудника организации работают по 4 часа в день. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Нормальная продолжительность рабочего дня составляет 8 часов. Следовательно, при расчете среднесписочной численности эти сотрудники учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 чел. 8 ч). В сентябре 2004 года первый сотрудник отработал 22 дня, а второй 16 дней. У первого сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь равно 11 (22 чел. 0,5 чел. У второго сотрудника общее количество человеко-дней за сентябрь будет равно 8 (16 чел.0,5).
Как производится подсчет?
Чтобы провести подсчет, необходимо воспользоваться алгоритмом, который дает возможность осуществить определение точного количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на предприятии. В целом методика подсчета ничем особым не отличается от того, как происходит расчет среднесписочной или среднегодовой численности.
Списочная численность персонала в первую очередь рассчитывается по каждому рабочему месяцу в одном календарном году. То есть необходимо сначала посчитать количество всех сотрудников, связанных трудовыми отношениями с организацией, за каждый отдельный месяц и даже за каждую календарную неделю и день.
Это необходимо, поскольку за 1 год кадровый состав предприятия претерпевает некоторые изменения: число работников может либо увеличиваться, либо сокращаться. По этой причине и нужен детальный расчет.
Чтобы дать ответ на вопрос, кто входит в списочный состав работников, нужно дать определение нормативу. Он определяется как общее число наемных работников, принятых в организацию на основании трудового соглашения. Исчисляется за определенный промежуток срока в основе каждого календарного дня с учетом нерабочих (выходных и праздничных) суток. В списочный (кадровый) состав работников предприятия должны включаться все работающие в компании, при этом не важно отсутствие их на служебном месте в виду определенных обстоятельств (отгул, отпуск, больничный лист, командировка и т.д.).
Норматив является основополагающим в вычислении явочной и среднесписочной численности. На полученных данных строится статистическая отчетность, которая позволяет оценить укомплектованность штатов и эффективность производственного процесса.
Отличие среднесписочной численности от штатной
Для начала хочется заметить, что списочная и среднесписочная численность работников это два взаимодополняющих фактора, которые учитывают количество всех категорий сотрудников на предприятии. В такое количество включают
- Административный персонал, в том числе с аппаратом управления, официально принятого в штат компании;
- Работников производственного труда, вне зависимости от профессии и образования;
- Обслуживающий персонал, который работает в сфере обслуживания и поддержания основной деятельности;
- Высококвалифицированных специалистов и служащих, например, бухгалтеров, инженеров и т.д.
- Другие сотрудников, которые имеют отношения к деятельности учреждения.
Трудовой потенциал предприятия может быть охарактеризован следующими понятиями: «трудовые ресурсы предприятия», «персонал предприятия», «кадры предприятия».
Персонал предприятия – понятие, обозначающее совокупность физических лиц, которые состоят с предприятием как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма.
То есть речь идет об определенной совокупности работников, которая характеризуется структурой, соответствующей научно-техническому уровню производства, условиям осуществления производственного процесса и нормативно-правовым требованиям. Работники на предприятии объединены в профессионально-квалификационные группы и входят в списочный состав. Персонал предприятия подразделяется на производственный персонал и непроизводственный. Производственный персонал составляет основную часть трудовых ресурсов предприятия и занят в производстве процессе и его обслуживании.
На предприятии работа с персоналом строится на основе Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), действующим с 1 января 1996 г. В соответствии с этим классификатором выделяют две группы: рабочие и служащие.
Рабочие – лица, которые непосредственно заняты созданием материальных благ или работами по оказанию производственных услуг. Рабочие делятся на две категории: основных и вспомогательных. Основные рабочие заняты производством продукции на предприятии, а вспомогательные обслуживают оборудование, рабочие места.
В группе служащих выделяют следующие категории работников: руководители, специалисты, служащие. Руководители – это работники, занимающие должности руководителей предприятия, служб, отделов и т. п. Специалисты – это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими работами и т. п. Служащие – это работники, осуществляющие документооборот, учет и контроль, делопроизводство и т. п. Соотношение различных категорий работников в общей численности выражает структуру кадров предприятия. Можно выделить следующие виды структур персонала предприятия.
Организационная структура – это состав и соподчиненность должностных лиц в соответствие с организационной структурой предприятия.
Функциональная структура отражает функциональное разделение труда по сферам и видам деятельности (управление персоналом, финансами и т. д.).
Социальная структура – характеристика персонала предприятия как совокупности групп, выделенных по полу, возрасту, семейному положению, уровню образования, доходам и т. п.
Ролевая структура – наличие творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками.
Персоналу предприятия можно дать качественную и количественную характеристику. Качественная характеристика персонала основывается на профессиональной и квалификационной пригодности работников для выполнения определенных видов работ на предприятии. Под профессией понимается вид трудовой деятельности, требующий определенных знаний, практических навыков. В зависимости от дополнительных знаний происходит детализация профессий на специальности. Квалификация – мера овладения работниками данной профессией или специальностью. Квалификация работника отражается в квалификационных разрядах, категориях. То есть, таким образом отражается уровень сложности работ, которые способен выполнить конкретный работник. По уровню квалификации рабочих можно разделить на: неквалифицированных, малоквалифицированных, квалифицированных, высококвалифицированных. Специалистов делят по категориям: 1-я, 2-я, 3-я категории и без категории. Руководители подразделяются на линейных и функциональных, а также по звеньям управления они делятся на высших, средних и низших.
Количественная характеристика персонала предприятия включает расчет следующих показателей: списочная, явочная, среднесписочная численность работников.
Списочная численность работников фирмы – это численность работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших на этот день работников.
Явочная численность работников – расчетное число работников списочного состава, которые являются на работу для выполнения производственного задания.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).
Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Важно: При расчетах округление проводится в большую сторону до единицы! Исключение составляет точный подсчет лиц с неполным рабочим периодом.