Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Определяем размер компенсации.
Размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Как упростить оплату проезда сотрудникам
Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.
Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.
Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.
Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?
Нет, достаточно знать номер карты.
Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:
- через мобильное приложение «Тройка бизнес»,
- в терминалах Московского Кредитного Банка.
Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..
Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы
Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:
- Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
- Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.
Возмещение работникам их расходов на проезд производится в рамках трудовых отношений. А выплаты в рамках трудовых отношений признаются объектом обложения страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Исключение составляют суммы, поименованные в ст. 422 НК РФ, список которых является исчерпывающим. Поскольку в ст. 422 НК РФ суммы оплаты проезда к месту работы и обратно не указаны, финансисты пришли к выводу, что возмещение работникам стоимости проезда подлежит обложению страховыми взносами. Такая же позиция изложена в письме Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093.
Однако если возмещение расходов на проезд к месту работы и обратно предусмотрено законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, компенсация оплаты проезда обложению страховыми взносами не подлежит. В письме от 18.10.2018 № БС-4-11/20308@ ФНС России рассмотрела ситуацию, когда работникам государственных образовательных организаций Тульской области производится компенсация затрат на оплату проезда до места работы и обратно. Налоговики указали, что такая компенсация предусмотрена Законом Тульской области от 26.09.2013 № 1989-ЗТО «Об образовании». Поэтому она не облагается страховыми взносами на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ как компенсационная выплата, связанная с выполнением трудовых обязанностей, установленная законодательным актом субъекта РФ.
По мнению судов, оплата проезда к месту работы и обратно носит социальный характер и поэтому не подлежит обложению страховыми взносами (постановления АС Северо-Западного округа от 03.09.2018 по делу № А13-21721/2017, Дальневосточного округа от 23.11.2015 по делу № А59-92/2015 (Определением Верховного суда РФ от 24.02.2016 № 303-КГ16-261 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам), АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2015 по делу № А45-8089/2014). Но споры, рассмотренные в этих судебных решениях, относятся к периоду, когда страховые взносы исчислялись и уплачивались в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ. А налоговики такую судебную практику не признают (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@, от 23.08.2017 № БС-4-11/16742@). Поэтому следование ей наверняка приведет к спорам.
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Оплата проезда от места проживания до работы
Вопрос: Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта. Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?
Ответ: Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя. В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия. В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).
В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором. Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов. Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением). С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд. Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает. Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.
Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ
Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать здесь >>.
НДФЛ и страховые взносы
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (ст. 210 НК РФ).
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Налогового кодекса. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в данном перечне не значатся. Следовательно, такие суммы облагаются НДФЛ в общем порядке.
Аналогичные разъяснения и для начисления страховых взносов.
По общему правилу выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 422 Налогового кодекса.
Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту работы и обратно в этой статье не упомянута. Значит, такая выплата не может быть освобождена от обложения страховыми взносами.
Как правильно оформить возмещение расходов на проезд сотруднику?
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Евгении (г. Калуга)
Наша организация применяет УСН с объектом ДОХОДЫ. Исполнительный директор проживает в другом городе. Директор принял решение возмещать расходы на проезд. Входит ли сумма возмещения в ФОТ, нужно ли на эти суммы начислять взносы ФСС травматизм, ПФР и удерживать НДФЛ? Как правильно оформить возмещение расходов на проезд сотруднику?
Основанием для возмещения расходов на проезд директора от места его проживания до места работы и обратно может служить трудовой договор либо локальный нормативный акт (приказ).
По какому КВР отразить возмещение сотруднику расходов за пользование платной дорогой?
О.Я. Решетова, автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
Водитель организации на служебном автомобиле везет сотрудников организации по платной дороге. По какому КВР возместить водителю такие расходы? Это не командировка сотрудника.
ОТВЕТ
Если возмещаете сотруднику расходы, то отражайте по виду расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».
Если выдаете под отчет сотруднику наличные деньги на пополнение транспортных карт, то расходы проводите по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
ОБОСНОВАНИЕ
По коду видов расходов (КВР) 112 отражают расходы государственных (муниципальных) учреждений, а также расходы объединений, соединений, воинских частей (подразделений) Вооруженных Сил РФ на выплату командировочных расходов.
Также по КВР 112 учитывают компенсации работникам государственных (муниципальных) учреждений, обусловленные их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством РФ и субъектов РФ, муниципальными правовыми актами. Такие компенсации не должны быть включены в фонд оплаты труда.
Оплата проезда работников
С вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса РФ несколько изменились правила учета и налогообложения средств, потраченных на возмещение стоимости проезда сотрудников до места работы или по служебным делам. В нашем материале освещены введенные новшества и даны схемы бухгалтерских проводок как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.
В своей деятельности организации зачастую сталкиваются с необходимостью изыскания источников финансирования расходов на оплату доставки своих работников к месту работы и обратно, а также на оплату проезда на общественном и ином транспорте должностных лиц, трудовые обязанности которых предусматривают необходимость постоянных служебных разъездов.
С 06.10.2006 (дата вступления в силу Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации) обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в ст. 168.1 новой редакции ТК РФ.
Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Возместим, если…
Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.
Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.
При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основаны на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях трудовых договоров, заключенных с работниками.
В случае если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.
Подготовьте документы
При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.81 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно ст. 423 ТК РФ.
Исходя из изложенного разрабатывать соответствующий перечень нужно на основе следующих принципов:
· должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;
· работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.
При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а, например, бухгалтеры — только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).
?????�?????? 325. Трудового кодекса РФКомпенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска иобратно
Лица, работающие в организациях,финансируемых из федеральногобюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных книмместностях, имеют право на оплату одинраз в два года за счетсредств работодателя (организации, финансируемой изфедеральногобюджета) стоимости проезда в пределах территории РоссийскойФедерации к месту использования отпуска и обратно любым видомтранспорта(за исключением такси), в том числеличным, а также наоплату стоимости провоза багажа весом до 30килограммов. Право накомпенсациюуказанных расходов возникает у работника одновременно справом на получение ежегодного оплачиваемого отпусказа первый годработыв данной организации.
Организации, финансируемые из федеральногобюджета, оплачиваюттакжестоимость проезда и провоза багажа к месту использованияотпуска работника и обратно неработающим членам егосемьи (мужу,жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим сработником)независимо от времени использования отпуска.
Оплата стоимости проезда работника ичленов его семьи личнымтранспортомк месту использования отпуска и обратно производится понаименьшейстоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к местуиспользования отпуска работника организации, финансируемой изфедеральногобюджета, и членов его семьи и обратнопроизводится позаявлениюработника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда вотпускисходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчетпроизводитсяпо возвращении из отпуска на основании предоставленныхбилетовили других документов.
- Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда ипровоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц,работающихв организациях, финансируемых из федерального бюджета, ичленов их семей устанавливается Правительством РоссийскойФедерации.
- Выплаты, предусмотренные настоящейстатьей, являются целевымиине суммируются в случае, когда работник и члены его семьисвоевременно не воспользовались правом на оплату стоимостипроездаипровоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
- Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей,предоставляются работнику организации, финансируемой изфедеральногобюджета, и членам его семьи только поосновному местуработыработника.
- Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплатустоимостипроезда и провоза багажа к месту использования отпуска иобратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых избюджетовсубъектов Российской Федерации, устанавливаются органамигосударственной власти субъектов Российской Федерации, ворганизациях, финансируемых из местных бюджетов, — органамиместного самоуправления, у работодателей, не относящихся кбюджетной сфере, — коллективными договорами, локальныминормативнымиактами, принимаемыми с учетом мнениявыборных органовпервичныхпрофсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Компенсация проезда как материальная помощь отдельным сотрудникам
Многие работодатели нацелены на поддержание долгосрочных трудовых отношений со своими сотрудниками, а это обычно сопровождается определенной социальной ответственностью перед работниками организации. Поэтому в случае крайней необходимость сотрудник может обратиться за материальной помощью, в том числе и за компенсацией расходов на проезд до работы. Для получения материальной помощи работник обязан:
- Написать заявление с просьбой предоставить ему материальную помощь. Здесь же должно быть изложено кратко обоснование причины обращения за помощью. Заявление обычно составляется на имя генерального директора организации.
- К заявлению прикладываются документы подтверждающие причину обращения за помощью. Обычно это документы, которые подтверждают тяжелую жизненную ситуацию (медицинские справки, справки из центра социальной защиты населения и т.д.).
- После рассмотрения заявления составляется приказ, в котором указывается принятое решение о выплате материальной помощи и ее величине.