Задачи и обязанности администратора салона красоты

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Задачи и обязанности администратора салона красоты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работая администратором, легко проявить себя как личность. Часто требуется нестандартное мышление и креатив — а это раскрывает личностный потенциал. Умение нести ответственность, которое повышается администрированием, помогает в жизни. Работа администратора заключается в частом общении с клиентами. Поэтому работник постоянно учится находить подход к самым разным людям.

#2 Что входит в обязанности старшего администратора салона красоты

Должностная инструкция, как правило, включает такие блоки:

Коммуникативные задачи:

• запись клиентов на процедуры,

• напоминание о запланированном визите,

• вежливое взаимодействие по телефону или лично,

• консультирование по услугам, препаратам, ответы на вопросы гостей,

• умение решать спорные ситуации,

• создание, поддержание и улучшение имиджа салона красоты в глазах посетителей,

• подготовка и публикация материалов для продвижения заведения в социальных сетях.

Администрирование

• ведение клиентской базы,

• документооборот,

• инвентаризация, заказ расходных материалов.

Финансовые показатели

• учет движения денежных средств, кассовые операции,

• заполнение и анализ отчетов.

Работа с персоналом

• контроль за работой мастеров, клининга и других служб,

• обучение, адаптация новых сотрудников, мотивация команды,

• проведение собеседований и аттестаций.

#6 Какие отчеты использует администратор салона красоты

1. Движение денежных средств, соотношение доходов/расходов и детализация по категориям. Удобный инструмент для планирования финансов на грядущий период.

2. Результаты специалистов – количество продаж, средний чек, доля в общем доходе компании. Отчет позволяет доказательно оценивать и мотивировать персонал.

3. Удержание первичных клиентов – важный документ для анализа работы мастеров. В нем наглядно представлено, какие клиенты впервые посетили салон в выбранный период, а также сколько из них пришли повторно или стали постоянными.

4. Утраченные клиенты – те, кто перестали посещать салон по какой-либо причине. Эти люди – теплая база, с которой нужно регулярно взаимодействовать для восстановления лояльности.

5. Проданные услуги и товары. Отчет предоставляет статистику по самым популярным процедурам.

6. Источники привлечения клиентов – хороший инструмент для определения нужной маркетинговой стратегии в дальнейшем.

7. Отчет о прибыльности услуг помогает определить главные источники успеха, перераспределить силы и скорректировать рабочий план.

Обязанности администратора салона красоты

Чем занимается администратор салона красоты? По сути — он управляет салоном:

• Координирует работу сотрудников;
• Принимает звонки и ведет запись клиентов;
• Консультирует клиентов по услугам салона:
  • по стоимости;
  • по показаниям и противопоказаниям к проведению процедур;
  • по предлагаемой салоном продукции;
• Продает косметику и средства для домашнего ухода;
• Контролирует наличие необходимых средств, исправность аппаратуры;
• Проводит расчеты с клиентами, работает с кассой.

Также в должностные обязанности администратор салона красоты иногда входит:

• Проведение презентаций услуг салона;
• Решение конфликтных ситуаций;
• Расчет заработной платы сотрудников.

Требования к внешнему виду сотрудника, встречающего посетителей

Дресс-код — официально утвержденные требования к внешности сотрудников. При его разработке учитываются целевая аудитория, вид оказываемых услуг.

В большинстве серьезных организаций в дресс-коде прописаны цвета, фасоны одежды, украшения, модели обуви и даже цвет носков и колготок. Но общие требования к тому, каким должен быть администратор, примерно одинаковы:

• одежда сотрудника на ресепшен должна быть опрятной, аккуратной, скромной, без эротических элементов;
• длина юбок — до середины колена, в некоторых сферах допускается мини в разумных рамках;
• обязательное ношение бейджа с указанием имени и должности, наличие логотипа на униформе.

Пример формы администратора – на фото.

Действительно, такой сотрудник является «лицом» организации, поэтому от добросовестного соблюдения им обязанностей во многом зависит прибыль компании. Администратор – это организатор и координатор деятельности всех других сотрудников салона. Он встречает клиентов, рассказывает им об услугах, а также помогает подобрать комплекс необходимых процедур с максимальной выгодой для салона. Можно перечислить несколько базовых обязанностей администратора в салоне красоты:

От профессионализма этого сотрудника во многом зависит общая атмосфера, созданная в коллективе, а также отношение клиентов к салону. Хороший администратор увеличит количество повторных обращений, и заведение приобретет хорошую репутацию. Это положительно сказывается на прибыльности.

Должностная инструкция администратора офиса

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Администратор салона красоты должен обладать такими личными качествами как:

• Общительность (способность легко находить контакт с людьми);
• Стрессоустойчивость (иметь адекватную реакцию в определенных ситуациях);
• Способность к быстрому обучению (легко воспринимать и применять информацию);
• Активность (должна быть активная жизненная позиция, т. к. приходя с утра на работу, на него обращают внимание не только клиенты, но и в первую очередь работники, он должен настроить салон на позитивный лад, т.е. смотрит с каким настроением пришел персонал, кого нужно подбодрить, кого утешить);
• Пунктуальность (своей пунктуальностью он показывает, что нельзя опаздывать на работу, также уходить раньше, тем самым, личным примером, он направляет свой штат на дальнейшую качественную работу);
• Ответственность (если что-то пообещали клиенту, например, позвонить, то вы должны обязательно это выполнить, также умение нести ответственность за те услуги, которые оказывает салон, ведь первым, к кому подойдет недовольный клиент, будет являться администратор);
• Усидчивость (находиться по 12 часов на работе нелегко);
• Профессионализм (так как администратор консультирует клиентов о предоставляемых услугах заведения, он должен быть эрудированным по тому направлению, что продает, а именно: в технологическом пути, технологическом процессе, инструментах, приспособлениях и, конечно же, во времени, потраченном на данную процедуру).

Как администратор должен планировать следующее посещение клиентов

После того, первые два пункта (телефонный разговор и первичная встреча) выполнены успешно, нужно подумать и о третьем – повторное посещение.

Большей частью услуг салонов красоты клиенты пользуются систематически. Соответственно, умея работать с клиентами, ваш администратор способен повысить вероятность того, что клиент придет снова именно в ваш салон.

Для этого ваши администраторы должны уметь без навязчивости, но с уверенностью делать предварительную запись на следующее посещение. Кто-то может подумать, что подобный подход вызовет негативную реакцию. Но: все будет позитивно, если запись проводится правильно, а администратор умеет подобрать нужные слова.

Например, когда процедура депиляции окончена, мастер провожает к администратору клиента и говорит, что будет рад снова видеть его через 10 дней. Администратор сразу предлагает записать его на эту процедуру предварительно. «Анна, сегодня 2 число, 12 – это как раз воскресенье. Вам будет удобно?».

Наиболее вероятно, что клиентка не захочет записываться за 10 дней вперед. В этом случае: «давайте мы запишем вас карандашиком, 12-го позвоним вам и уточним комфортное для вас время. Спасибо!».

Если клиент явно отказывается, считая такое отношение навязчивым, надо лишь дать ему понять, что это нужно именно ему – чтобы его внешний вид всегда был «на пять». И к этому клиентов надо аккуратно приучать, поскольку предварительная запись поможет им организовать собственное время, и не забыть о важных для себя же процедурах.

Администратору не нужно бояться отказов. Это нормальный этап на пути к привыканию клиентов к новому сервису. В любом случае администратору желательно перезвонить клиенту за два-три дня, чтобы пригласить его на процедуру и сделать уже нормальную запись. И преподноситься это должно как забота о самом клиенте и его внешности.

Умный администратор всегда найдет, что сказать женщинам разного возраста и доход, чтобы выделить необходимость систематического ухода за собственным внешним видом.

В чём состоит работа администратора салона красоты

При посещении салона красота администратор первым встречает клиента, приглашает на процедуры, отвечает на вопросы, создаёт атмосферу уюта и комфорта, при необходимости умело справляется с конфликтами. Он совмещает в себе несколько ролей. Получая оплату за полученные процедуры, администратор исполняет роль кассира. Проявляя гостеприимство и организуя сервис на высшем уровне, администратор в этот момент работает хостесом. Кроме того, он может быть и наставником для начинающих мастеров, и всех членов коллектива, выстраивая между ними отношения, построенные на взаимопонимании и взаимопомощи. Администратор – это лицо фирмы, так как всегда на переднем плане, всегда впереди всех сотрудников.

Если место администратора в салоне красоты займёт человек, имеющий поверхностные представления о своей профессии, то никакие высококвалифицированные специалисты и современные технологии с новейшим оборудованием не приведут к успеху. Красивая фигура, симпатичная внешность, следование моде не считаются главными показателями для должности администратора салона красоты. Такие показатели, конечно, важны. Но у этой работы есть и другие нормы.

Резюме соискателя на должность

Прежде чем отправляться на поиски работы, вам следует подготовить всю необходимую документацию и, в первую очередь, написать резюме. Следует помнить, что данный документ является вашей визитной карточкой, главная цель которой – заставить руководителя пригласить вас на собеседование. Поэтому в резюме следует расписать свои сильные стороны, представить себя как высококвалифицированного специалиста в выбранной области. Рассмотрим подробно, как следует правильно составить документ:

• Контактные данные – это ваша фамилия, имя и отчество, дата рождения, номера телефонов, по которым с вами можно связаться (укажите, в какое время это можно сделать), домашний и электронный адрес.
• Цель резюме – в этом разделе напишите название должности, на которую вы претендуете.
• Образование – укажите учебное заведение, которое вы закончили, название факультета, специальность и период обучения. Если у вас есть дополнительное образование, то не забудьте указать и его. Если вы в данный момент еще учитесь, но напишите год окончания учебного заведения. Здесь же можно перечислить ваши достижения и заслуги (грамоты, дипломы, участие в семинарах и тренингах).
• Опыт работы – помните, что этот пункт ваш будущий руководитель рассмотрит наиболее внимательно. Поэтому укажите места предыдущей работы, опишите ваши профессиональные обязанности и причину увольнения.
• Дополнения – здесь можно написать данные, которые могут сыграть положительную роль в вашем трудоустройстве. Например, это может быть знание иностранного языка, умение работать с компьютером и офисной техникой, а также наличие личного автомобиля и прав.

Личные качества администратора

Это очень важный пункт. У администратора салона красоты должна быть устойчивая нервная система.

Ему предстоит работать с женщинами. Не все могут справиться с недовольными клиентами и вредными парикмахерами.

Администратор должен быть в меру эмоциональным. Также, администратор должен быть эмпатом – уметь сочувствовать и сопереживать клиенту.

Если кратко, то личные качества администратора салона можно описать таким списком:

• хорошая память
• умение общаться
• аккуратность и опрятность
• честность
• самодисциплина
• умение планировать свой и чужой рабочий день
• отсутствие вредных привычек
• стрессоустойчивость

Каждый успешный бизнесмен знает, что индустрия красоты не так проста, как можно подумать. Модный дизайн помещения, специалисты высокого уровня, новые технологии, современное оборудование – все эти преимущества не смогут принести успех, если должность администратора займет дилетант. К сожалению, в нашей стране нет образовательных учреждений, готовящих подобных специалистов, поэтому многие владельцы салонов стараются обучить сотрудников на месте или, что тоже иногда встречается, переманить их у конкурентов. Как же ошибаются те, кто считает, что администратор должен обладать приятной внешностью, красивой фигурой и уметь красиво одеваться! Конечно, все эти характеристики важны, но нельзя забывать и о другой стороне его работы. Итак, рассмотрим основные обязанности администратора в салоне красоты.

Должностные обязанности администратора салона красоты

Что именно должен заниматься нанимаемый специалист? Об этом вы можете прочесть ниже:

• В первую очередь администратор должен работать с клиентами – встречать их, доброжелательно отвечать на вопросы и создавать для них комфортные условия.
• Следующий пункт – это консультирование по предоставляемым услугам, бонусным программам и акциям, которые в данный момент доступны клиентам.
• Администратор принимает заявки, ведет прием, информирует о записи сотрудников, ведет учет клиентской базы данных.
• В обязанности администратора в салоне красоты входит обеспечение чистоты и порядка. Он должен следить за работой уборщиц и всего персонала.
• При необходимости специалист должен уметь ликвидировать конфликтную ситуацию. Если возникнут претензии к работе сотрудников салона, то он должен рассмотреть и принять решение по претензии.
• Обязанности администратора в салоне красоты предусматривают и контроль работников по соблюдению ими трудовой и производственной дисциплины. Также в них входит проверка техники безопасности на рабочем месте, требований производственной гигиены и санитарии.
• Администратор должен своевременно сообщать руководству о наличии недостатков по обслуживанию клиентов и принимать все меры к их ликвидации.
• Специалист должен выполнять отдельные поручения своего непосредственного начальника.

Функциональные обязанности администратора салона красоты, как вы могли убедиться, довольно сложны. Поэтому справиться с ними может человек, обладающий сильным характером и неординарным мышлением. Руководство коллективом требует не только умения проявлять гибкость в конфликтной ситуации, но и способности принять жесткое решение.

Что писать в разделе «о себе»

Блок, который можно использовать, чтобы показать свою исключительность, привлечь внимание нанимателя к своей персоне. Сюда вписывают особые достижения, которые полнее раскрывают потенциал будущего работника, дают понять, что он в этой профессии неслучайный человек.

Пример о себе в резюме:

• Активно развиваю управленческие навыки в сфере индустрии красоты. В 2020 году мной был организован общегородской конкурс ногтевого дизайна на базе салона красоты «Каприз». В 2020 году я была приглашена с докладом на семинар по обмену опытом, проводившийся на базе РУПК г. Ростова-на-Дону.

Часто в этот подраздел вписывают личные данные, семейное положение, хобби и так далее. Надо понимать, что такая информация совершенно безразлична человеку, который ищет опытного руководителя коллективом. Каждое написанное в анкете предложение должно иметь отношение к профессии администратора и деятельности салона красоты.

Похожие записи:

• Не живешь – не платишь: в Госдуме предложили снизить плату за мусор
• Сколько стоит вступить в наследство у нотариуса в 2023 году
• Особенности оформления гражданства РФ для Казахстана