Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.
Необычная классификация
Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:
- «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
- «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
- «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
- «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
- «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.
Обучение в коррекционных школах
Для детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.
Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.
Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.
Словарик для бухгалтера
В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.
Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…
Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…
Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.
Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.
Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…
Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…
Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…
Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?
Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…
Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.
Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.
Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.
- Бандероль предназначена для пересылки предметов, которые не может вместить письмо. Бандеролью пересылают документы, фотографии, журналы, буклеты и другую печатную продукцию.
- Заказная бандероль отличается от обычной тем, что получатель должен в обязательном порядке расписаться при ее получении.
- Заказная бандероль первого класса – наиболее быстрый способ доставки документов и другой полиграфической продукции. Этот вид бандеролей доставляют самолетом, доставку отслеживают при помощи трек-номера, который присваивается при оформлении услуги.
- Ценная бандероль отличается от предыдущих отправлений наличием сопроводительного документа, в котором указывают ценность пересылаемых бумаг. Эта ценность возмещается Почтой России при их утере или порче.
- Ценная бандероль первого класса совмещает характеристики предыдущих отправлений, но пересылается при помощи авиапочты.
- Мелкий пакет представляет собой посылку небольших размеров, предназначенную для пересылки не хрупких предметов, услуга отправления пакета оформляется в отделении Почты России.
- Заказной пакет отличается от обычного мелкого пакета наличием трек-номера для определения его местонахождения в пути.
- Посылка предназначена для отправки вещей и предметов по России и за границу весом до 20 кг. Крупные посылки, вес которых превышает установленный правилами, пересылаются в специализированных отделениях.
- Ценная посылка отличается от обычной приложенным к ней перечнем ценностей вещей. Он необходим для возмещения денег в случае потери или порчи грузов при пересылке.
- Экспресс EMS служит самым быстрым способом переправки посылок. Курьеры гарантировано обеспечивают доставку посылки адресату домой или в офис под личную подпись.
В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:
- Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
- Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
- Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
- Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
- Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
- Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
- Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
- Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
- Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
- Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.
История появления деловой корреспонденции
Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.
И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.
Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.
Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.
Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.
Правила оформления электронного делового письма
Каждый день любая организация отправляет и получает большое количество документов. Есть разные виды деловых писем и сообщений, но в наше время самым простым способом обмена официальными посланиями является электронная почта.
У электронных деловых писем также есть структура:
-
тема;
-
приветствие:
-
суть (текст небольшой по объёму, если основная часть будет находиться в приложении);
-
подпись с контактной информацией.
Перед тем как отправить письмо, нужно заполнить каждое поле: адрес отправителя, получателя, тему, приложение. Для грамотного оформления следует придерживаться таких правил:
-
В настройках электронного ящика нужно указать свои данные или информацию о фирме, за которой числится почта, чтобы человек сразу видел, от кого письмо, и оно не «улетело» в папку со спам-рассылкой.
-
Строку «Тема» непременно необходимо заполнять небольшим заголовком (не более 5 слов), который покажет суть послания.
-
В электронных письмах приветствие оформляется так же, как и в обычных.
-
Цель послания тоже дается в стандартной форме. Однако в случае с электронными письмами довольно непросто их красиво оформить, чего не скажешь о традиционном варианте. Из-за этого в данном поле можно написать короткую информацию, а основной текст прислать в виде вложения. Но следите за тем, чтобы текст в теле послания отличался от того, что будет в приложении. Он должен рассказать о том, чего нет в письме или объяснить какой-то сложный момент. Если текст длинный, то лучше разбить его на абзацы, делая пропуск строки. Так он будет намного легче восприниматься.
-
В подписи указывается должность адресанта, его фамилия, имя, отчество. Ниже нужно дать контактную информацию, сайт организации и логотип, если захотите.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
Правила оформления делового письма
Официальные
письма пишутся на специальных бланках
(внешних бланках), соответствующих
стандарту. Для таких бланков установлен
комплекс обязательных элементов
(реквизитов), которые должны располагаться
в определенном порядке.
Оформление
бланка, соответствующее принципам
технической эстетики, положительно
влияет на восприятие его содержания.
Например, учитывая, что человеческому
глазу легче фиксировать верхнюю
часть любого объекта, при оформлении
документов следует более насыщенной
делать их верхнюю часть.
Стандарты
на формуляры-образцы устанавливают
форматы и размеры полей документов,
входящих в состав унифицированной
системы документации, а также требования
к построению конструкционной сетки
формуляра-образца, набор реквизитов и
правила их расположения. Документы,
входящие в состав унифицированных
систем документации, состоят из трех
основных частей, которые располагаются
в пределах четко разграниченных зон.
Такая «геометрия» документа обеспечивает
необходимую быстроту восприятия его
текста.
Реквизиты
— это обязательные признаки, установленные
законом или положениями для отдельных
видов документов. Состав и расположение
реквизитов на бланках
организационно-распорядительных
документов должны соответствовать ГОСТ
Р 6.30 — 2003.
- Установление
стандарта на формуляр-образец, который,
в свою очередь, определяет требования
к бланку официального письма, вызвано
необходимостью унифицировать процесс
его оформления, что позволяет: - —
организовать централизованное
изготовление бланков для писем; - —
уменьшить стоимость машинописных работ; - —
сократить трудозатраты на составление
и оформление писем; - —
облегчить визуальный поиск необходимой
информации; - —
расширить возможности применения
вычислительной и организационной
техники при обработке писем.
Формуляр-образец
является основой для конструирования
формуляров и бланков всех видов
управленческой документации. Площадь,
отводимая формулярам-образцам для
расположения каждого реквизита,
соответствует оптимальному объему
этого реквизита в печатных знаках.
Формуляром
называется совокупность реквизитов
документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 — 2003
документы могут содержать до 30 реквизитов,
однако ни один документ не оформляется
полным их набором. Для каждого вида
документа определен состав реквизитов
в зависимости от его назначения. Так,
для официального письма рекомендуется
следующий состав реквизитов:
1)
эмблема или товарный знак организации;
-
наименование организации (полное или сокращенное);
-
справочные данные об организации;
-
дата документа;
-
регистрационный номер документа;
-
ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
-
адресат;
-
заголовок к тексту;
-
текст;
-
подпись;
-
фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон
исполнителя.
Могут
быть указаны инициалы машинистки и
количество экземпляров, но они не
входят в состав обязательных реквизитов.
Можно включать реквизит: идентификатор
электронной почты (при необходимости).
Официальное
письмо является единственным документом,
на котором не ставится название его
вида. Все остальные документы имеют
названия, например «Приказ», «Акт»,
«Решение», «Докладная записка» и
т.д.
Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного
герба РФпомещается
на бланках писем государственных
учреждений.
- Наименование
организации —
адресанта документа дается в полном и
сокращенном виде, например Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела —
ВНИИДАД. - Следует
помнить, что сокращать названия
организаций произвольно нельзя.
Сокращенные наименования организаций
образуются тремя способами: - —
по первым буквам слов, входящих в
наименования, например МВД (Министерство
внутренних дел). Аббревиатуры пишутся
слитно и буквы в них не разделяются
точками; - —
по начальным слогам слов, входящих в
наименования, например Уралмаш
(Уральский машиностроительный завод);
—
смешанным способом, когда сложносокращенные
наименования образуются частично
из начальных букв, частично из усеченных
слов и пишутся в первой части прописными
буквами, во
второй
— строчными, например ВНИИдормаш. Такие
слова пишутся тоже слитно. Названия
учреждений сокращаются только в том
случае, если сокращенное название
указано в официальном документе
(например, зафиксировано в Уставе
организации).
К
справочным
данным об организации относятся,
во-первых, почтовый и телеграфный адреса.
Порядок и форма записи сведений о
почтовом и телеграфном адресах организации
должны соответствовать Почтовым
правилам. Во-вторых, справочные данные
включают номера телефона, факса, номер
счета в банке. Их также необходимо
указывать на бланке письма.
Сокращения как заменители слов и словосочетаний.
Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.
Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).
При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);
2) названия месяцев (янв.);
3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);
5) названия документов (ГОСТ);
6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).
Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».
Синтаксические ошибки.
1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
3. Неправильное использование предлогов.
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:
Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.
4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Особенности составления и оформления организационно-распорядительных, справочно-информационных и справочно-аналитических документов.
Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить… на должность… указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.
Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
- оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
- рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
- пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
- резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
- поздравления и благодарности.
Правила написания делового письма в 2023 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.